Realizar una mudanza siempre es una tarea complicada, la dificultad aumenta cuando se trata de un traslado de oficina, ya que hay que gestionar la mudanza de forma paralela a la actividad de la empresa, sin dejar de prestar servicio a los clientes. En este artículo te mostramos como realizar la mudanza de una oficina de la manera más eficiente y sin ningún contratiempo.
Planifica con antelación la mudanza
Es importante organizar la mudanza de la empresa con tiempo suficiente, de manera que de podamos definir las fases de la mudanza y organizar toda la logística de manera eficaz y sin perder más días de lo necesario. También es fundamental avisar a los trabajadores con el fin de recoger y guardar las pertenencias de su puesto de trabajo.
Elige la fecha de la mudanza
Si es posible, siempre es recomendable elegir la fecha de la mudanza cuando hay menor actividad en tu sector, como puede ser durante las vacaciones.
Algunas empresas realizan mudanzas durante el fin de semana. Este es uno de los servicios extra que mudanzas La Seda ofrece tanto a empresas como a particulares, con este servicio garantizamos que las empresas no pierdan días de su actividad laboral.
Contrata a una empresa de mudanzas
Contratar a una empresa de mudanzas puede ser la clave para que todo salga bien y no afecte a la actividad de tu empresa. La empresa de mudanzas coordinará de manera conjunta con el responsable todo lo necesario para realizar la mudanza con garantías.
Se encargarán de embalar todo el mobiliario, para los enseres más delicados como puede ser aparatos electrónicos como ordenadores, pantallas, impresoras, etc usarán material especial para que no sufran ningún desperfecto durante el traslado, desmontarán y volverán a montar los muebles que no se puedan trasladar por las escaleras o el ascensor, y también serán los encargados solicitar los permisos necesarios para poder realizar la mudanza como puede ser el permiso de ocupación de la vía entre otros permisos.
Haz limpieza
En la mayoría de oficinas suele acumular desde documentos a materiales que no utilizamos. Realiza una limpieza de todo lo que no sea necesario o que no tenga cabida en la nueva oficina, esto te hará ahorrar dinero en la mudanza, ya que estamos disminuyendo el volumen a trasladar.
Realiza un inventario
Realizar un inventario de todos los objetos que vamos a trasladar es un tarea que requiere tiempo y esfuerzo, pero te ayudará a que todo llegue a la nueva oficia y a encontrar todos los enseres de una manera más fácil. Dependiendo del tamaño de la empresa, puede ser muy útil realizar el inventario por departamentos, y que sean los responsables de cada uno de ellos de comprobar que todo se ha trasladado correctamente para el buen funcionamiento del departamento.
Protege los documentos importantes
El traslado de documentos confidenciales o importantes como pueden ser escrituras, contratos de clientes y empleados deben trasladarse con la mayor seguridad posible. Si es posible y no supone una gran carga, puedes trasladarlo tú mismo, en caso que no sea posible debes hablar con la empresa de mudanzas para que te indiquen como trasladar este tipo de documentos, muchas empresas disponen de cajas precintadas, de esta manera nos aseguramos que personas no autorizadas no puedan ver ningún documento confidencial.
Avisa a tus clientes y proveedores
Un punto muy importante cuando vamos a trasladarnos es informar tanto a clientes como proveedores de la nueva ubicación de la oficina, hazlo con suficiente antelación.
También es importante que actualices todas las direcciones en tus redes sociales, página web, tarjetas de visita, etc. En definitiva, en cualquier sitio tanto físico como digital en el que aparezca la dirección de la antigua oficina.
